Datenschutzordnung für den Förderverein Kita Storchenwiese e.V.

1 Datenerhebung und Datenverarbeitung

1. Der Förderverein Kita Storchenwiese e.V. erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder unter Einsatz von elektronischen Datenverarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung der gemäß der Satzung zulässigen Zwecke und Aufgaben, insbesondere im Rahmen der Mitgliederverwaltung.
2. Mit dem Beitritt eines Mitglieds werden folgende personenbezogene Daten erhoben und gespeichert: Name, Vorname, Postadresse, Geburtsdatum, Geschlecht sowie weitere Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Telefonnummern). Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet.
3. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
4. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder (z.B. Eltern ohne Mitgliedschaft, Kontaktpersonen der Kita) werden vom Förderverein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z.B. Speicherung von Telefon- und E-Mail-Adressen für projektbezogene Kommunikation) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Hierfür wird, sofern erforderlich, die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person eingeholt.

2 Zweck und Umfang der Datennutzung

1. Die erhobenen Daten dienen der Verwaltung der Mitgliedschaft, der Kommunikation innerhalb des Fördervereins, der Organisation von Veranstaltungen sowie der Erfüllung satzungsgemäßer Aufgaben und Verpflichtungen (z.B. Beitragsverwaltung, Kommunikation mit Behörden wie dem Finanzamt).
2. Im Zusammenhang mit dem Betrieb des Fördervereins sowie satzungsgemäßen Veranstaltungen können personenbezogene Daten (Name, Funktion im Verein) und Fotos seiner Mitglieder zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht werden, insbesondere auf der Vereinswebseite, in Social-Media-Kanälen, in Vereinsmitteilungen oder in lokalen Print- und Telemedien. Die Veröffentlichung/Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Namen und Funktion im Verein, bei Fotos auf die Abbildung der Person im Kontext der Veranstaltung.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und die Übermittlung weiterer personenbezogener Daten (über Name und Funktion hinaus) bedürfen der ausdrücklichen schriftlichen Einwilligung des jeweiligen Mitglieds (oder der/des Sorgeberechtigten bei Minderjährigen).
4. Kommunikation per E-Mail: Mit der Mitgliedschaft und der Angabe der E-Mail-Adresse erklären sich die Mitglieder ausdrücklich damit einverstanden, Informationen und Einladungen des Fördervereins per E-Mail zu erhalten. Mitglieder können dieser Form der Kommunikation jederzeit formlos widersprechen.
5. Mitgliederlisten (Namen, Kontaktinformationen) dürfen als Datei oder in gedruckter Form soweit an Vorstandsmitglieder und Mitglieder herausgegeben werden, wie deren Funktion oder besondere Aufgaben im Verein die Kenntnisnahme erfordern (z.B. für die Organisation von Veranstaltungen oder die Kontaktaufnahme untereinander). Hierbei ist stets auf die Vertraulichkeit und den datenschutzkonformen Umgang zu achten.
6. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist dem Förderverein nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.

3 Rechte der Mitglieder und Aufbewahrungsfristen

1. Jedes Mitglied hat im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze (insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)) das Recht auf:
• Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung seiner Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
2. Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- oder Widerspruchsbegehren sind schriftlich an den Vorstand des Fördervereins zu richten.
3. Aufbewahrungsfristen: Beim Vereinsaustritt werden Name, Adresse, Geburtsjahr und E-Mail-Adresse aus dem Mitgliederverzeichnis gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen (z.B. Beitragszahlungen), werden gemäß den steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Bestimmungen (insbesondere §§ 145 – 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch) für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer durch den Vorstand aufbewahrt und danach gelöscht.
4. Jedes Mitglied hat das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn es der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

4 Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragte/r

1. Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist der Vorstand des Fördervereins Kita Storchenwiese e.V., vertreten durch den/die Vorsitzende/n.
2. Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, bestellt der Förderverein einen externen oder internen Datenschutzbeauftragten/eine Datenschutzbeauftragte.

Die Datenschutzordnung wurde auf der Mitgliederversammlung am 01.11.2025 vorgestellt, besprochen, in der vorliegenden Fassung verlesen und beschlossen.